Gepost op

Vervangingen managen met dé vervangingsmanager

De vervanging van leerkrachten in het onderwijs is niet altijd een eenvoudige opdracht, en er is dan ook nood aan een doeltreffend programma om dit overzichtelijker te maken. De Invalpool software is precies de oplossing voor het managen van vervangingen.

De software van Invalpool.nl

InvalPool pakt uit met software die het voor uw organisatie eenvoudiger maakt om het vervangingsbeleid overzichtelijk én efficiënter te houden. De software houdt bijvoorbeeld altijd rekening met de actuele bepalingen en wetten die door de CAO van kracht zijn. Het doel is om uiteindelijk de beste invaller voor de les te vinden en aan te nemen, en ook op juridisch vlak niets aan het toeval over te laten.

De voordelen van de InvalPool software

InvalPool en de software die gebruikt kan worden voor het managen van invallers, bieden enkele voordelen:

1. Optimaal management van invallers
2. Juridisch correct, dankzij de CAO regelgeving en WWZ Proof
3. Juridisch geteste software
4. Het programma is eenvoudig te gebruiken
5. De automatische meldingen maken het vervangingsmanagement eenvoudiger
6. De software is webbased
7. De helpdesk is toegankelijk
8. De inrichting van de software kan aangepast worden

De functies van de InvalPool software

1. Matching

InvalPool zoet automatisch naar de geschikte invaller. Hierbij wordt rekening gehouden met de eigen vereisten, de mogelijkheden van de invaller en de wetgeving.

2. CAO en wetgeving

Er zijn verschillende afspraken gemaakt binnen de CAO die het vervangingsmanagement in goede banen moeten sturen. Dit beleid wordt in de software van InvalPool ondersteund, en er wordt rekening gehouden met de wetgeving en afspraken.

3. Invallersmogelijkheden

De gegevens kunnen bijhouden is van belang om de juiste invaller te bereiken en geen overbodige informatie te hebben. Dankzij de software is dit mogelijk, en kan de beste match snel gevonden worden.

4. Rapportages

Het gebruik van overzichtelijke rapportages zorgt door duidelijkheid, maar ook dat het vervangingsbeleid precies verloopt zoals het hoort.

5. Digitale weekstaat

Het digitaal kunnen beheren en goedkeuren van de gewerkte uren maakt het eenvoudiger om vervangingen te managen. Er wordt heel wat tijd en energie mee bespaart, deels omdat bijvoorbeeld de reiskosten- en afstand automatisch worden berekend.

6. De opslag van documenten

Vervolgens is het met de software mogelijk om ID, CV of VOG documenten op te slaan. Daarbij kan bepaald worden wie de bevoegdheid geeft om documenten te bekijken.

7. Berichtendienst

Contact hebben met gebruikers van de software en vervangers is essentieel om de software doeltreffend te maken.

8. Koppelingen

InvalPool wil verschillende partijen koppelen, en dat kan zowel manueel als automatisch met de gespecialiseerde software.

Een adequate vervanger vinden voor het onderwijs is niet eenvoudig, aangezien er heel wat zaken bij komen kijken. Zo maken het vervangingsbeleid, de samenwerking met andere besturen en de Wet Werk en Zekerheid het nog belangrijker een overzichtelijke planning te hebben.

Excel of andere programma’s bieden dan wel een basisoplossing, meestal is er nood aan een iets meer uitgewerkte software om vervangingen te managen, arbeidsgeschiedenis bij te houden en gegevens te beheren. Dat is precies wat Invalpool kan bieden.

Gepost op

Mijn ervaring met InvalPool

Ondertussen werk ik zo’n 30 jaar in het onderwijs en gedurende die tijd heb ik de sector enorm zien evolueren. Wat wel nog altijd hetzelfde is? Het jaarlijks terugkerende fenomeen van de griepgolf die een ware ravage aanricht tussen de leerkrachten. Wat nog elk jaar terug komt? Het feit dat er altijd wel een collega is die wegens ziekte of zwangerschap gedurende lange tijd afwezig is. Vroeger waren dergelijke situaties een gigantisch groot probleem als organisator. Hectisch heen en weer bellen om toch maar op tijd een vervanger te vinden. Meer dan een paar honderd keer tot de conclusie komen dat de gegevens toch weer niet helemaal up-to-date zijn en geconfronteerd worden met de beperkeringen van de technologie. Gelukkig kan ik dezer dagen zeggen dat het deze situaties niets anders meer zijn dan licht vervelend. Ik ben iemand die heel hard mee is met de nieuwe innovaties en dergelijke en stelde jaren geleden dan ook voor op mijn school om eens InvalPool.nl te proberen voor het zoeken en regelen van vervangingen.

Een beslissing die er na veel wikken en wegen en nog veel meer discussies uiteindelijk ook is door gekomen. Gelukkig maar: als snel bleek dat we ontzettend veel tijd wonnen dankzij het gebruik van de software. Tijd die dan weer nuttig kon gebruikt worden voor projecten die dichter staan bij onze originele onderwijsopdracht. Het geautomatiseerde systeem van InvalPool is dan ook echt een pareltje. Gewoon even opstarten en je ziet een duidelijk schema van het vervangend personeel dat beschikbaar is. Daarbij is niet enkel maar de ervaring een topic, maar ook de locatie en eigenlijk alles wat je hoort te weten over iemand die toch een vaste leerkracht moet vervangen.

Ook alle administratieve rompslomp die erbij komt kijken wordt bijna volledig uit handen genomen. Jaar na jaar komen er wel weer nieuwe wettelijke bepalingen bij in de sector en ook de CAO-bepalingen durven al eens te veranderen. Geen enkel probleem voor wie gebruik maakt van InvalPool. Automatisch worden deze veranderingen geïncorpereerd zodat je nooit voor verrassingen komt te staan. InvalPool kan overigens ook een stuk moeilijkere opdrachten aan en is wat mij betreft heel erg handig in gebruik. Nu zijn er altijd wel collega’s die technologisch zo slecht onderlegd zijn dat ze er problemen mee hebben. Geen zorgen: er is een enorme FAQ beschikbaar waar alles vragen een antwoord krijgen. Bovendien is er een duidelijke helpdesk die hulp kan bieden bij specifieke en moeilijk op te lossen problemen.

Nog een laatste “anekdote” om maar even aan te duiden hoe blij ik ben met het gebruik van InvalPool. Bij mij op de school kijken ze enorm naar de centen. Dat betekent dat we eigenlijk op veel computers nog altijd zitten met een verouderde ondersteuning. Een ondersteuning die ervoor zorgt dat heel wat software en programma’s te nieuw zijn om er echt op te draaien. Met InvalPool is dat geen enkel probleem: ook op de oudere computers op school draait het zonder enig probleem. Ik ben een fan!

Gepost op

Invallers managen met InvalPool

Het basisonderwijs is een ontzettend leuke, maar ook uitdagende sector om in te werken. Qua organisatie vraagt het alleszins behoorlijk wat talent om een volledig schooljaar naadloos door te komen. Zo is het verloop qua personeel behoorlijk tot zeer groot. Elk jaar opnieuw vallen er tal van leerkrachten ziek, zijn er leerkrachten op langdurig verlof en in uitzonderlijke gevallen kan het zelfs zo zijn dat er leerkrachten midden in het jaar ermee stoppen. Het resultaat? Dat je op korte termijn op een goede en vlotte manier invallers van een zekere kwaliteit moet kunnen voorzien. Waar dat in vroegere tijden gepaard ging met heel veel administratie en rondbellen is het vandaag de dag gelukkig veel gemakkelijker. Invallers managen kan je immers vlot doen dankzij een dienst als InvalPool.nl.

Een invalpool?

Een invalpool is geen nieuw concept. Het is een term die men al lang gebruikt om aan te duiden dat er eigenlijk een groep vervangers klaar staat om tijdelijke opdrachten uit te voeren in scholen. Wat wel nieuw is, is de manier waarop dit invallen geregeld wordt. De software van invalpool.nl zorgt alleszins voor een ware revolutie voor iedereen die in het basisonderwijs werkt. Gedaan met lange extra uren op het werk spenderen om die vervanging toch maar rond te krijgen. De diensten van invalpool gaan best ver en neemt heel wat werk uit jouw handen. En dat in een sector waar het de regel lijkt te zijn toch net meer werk te geven. Hoe werkt het dan exact? In essentie is de software van invalpool.nl een pakket dat zo goed als alles aan het hele proces automatiseert. Zo is het niet meer nodig om handmatig of via een programma als excel tal van lijsten bij te houden om toch maar een duidelijk overzicht van de arbeidshistorie te bekomen. Dankzij het programma zie je in slechts enkele seconden de hele historie staan en dat is een behoorlijke luxe.

Alles in één programma

Ook de gebruiksvriendelijkheid en de duidelijkheid van invalpool is indrukwekkend. Zo zie je in één oogopslag alle vervangers die beschikbaar zijn samen met hun ervaring en locatie. Daarbij zie je enkel de leerkrachten die vrij zijn: deze vullen immers zelf hun agenda niet. Je kunt dan ook rustig een keuze maken tussen de mogelijkheden en bovendien meteen contact opnemen met de leerkracht van jouw keuze. Leuk is ook dat je meteen bij het selectere alle bijkomende kosten te zien krijgt. Geen gedoe meer met alles zelf berekenen: gewoon even drukken op de juiste knop en de kosten worden in één moeite naar de bevoegde administratie gestuurd. Ten slotte valt het op te merken dat je ook wettelijk geen zorgen hebt door het gebruik van invalpool. De wetgeving betreffende de vervanging van leerkrachten in het basisonderwijs wordt up-to-date gehouden en ook de cao-bepalingen zijn daar deel van. Zijn er problemen met de ‘ketenbepaling’? Dan krijg je daar een waarschuwing over. Invalpool is dan ook exact wat je als organisatie nodig hebt om een complete en goede planning uit te werken.

Gepost op

Gemakkelijk in het gebruik, groot resultaat

Een invalpool is iets waar ze in elke school wel bekend mee zijn. Het is dan ook een noodzakelijk deel van elke organisatie die met een dergelijke nood kampt om bij onvoorziene omstandigheden snel goede vervangers te zoeken. Klinkt gemakkelijk, maar is in de praktijk vaak iets dat heel wat organisatorisch talent vraagt. Niet alleen moet je bijzonder snel een vervanger zoeken, maar bovendien moet je toch ook enige zekerheid hebben over de kwaliteit van die invaller. Is dat alles? Natuurlijk niet. Zo zijn er nog tal van administratieve en wettelijke bepalingen die meespelen in het hele verhaal. Zo is er de Wet Werk en Zekerheid, zijn er de steeds veranderende cao-afspraken en heeft elke scholengemeenschap ook nog eens zijn eigen vervangingsbeleid. Dan gebruik kunnen maken van een hulpmiddel om die veelheid aan informatie te stroomlijnen en in goede banen te leiden betekent een wereld van verschil. Voor primair onderwijs is er Invalpool.nl dat snel en efficiënt een oplossing op maat voor jou heeft.

Duidelijke informatie

InvalPool is een softwareprogramma van wie de grote kracht is dat het duidelijk is. Geen uren zoeken naar hoe het exact werkt en waar de informatie nu staat. Alle invallers die beschikbaar zijn worden duidelijk weergegeven samen met hun ervaring en locatie. Zo vind je de juiste kandidaat die bij afwezigheid naadloos in kan springen. Zoals iedereen die in een basisschool werkt wel kan getuigen komen dergelijke vervangingen vaker voor dan je denkt. Plotselinge ziekte, langdurig verlof voor iets als een zwangerschap of zelfs tijdelijke vacatures door het stoppen van een collega. Stuk voor stuk scenario’s die snel opgelost moeten worden om de voortzetting van het onderwijs te garanderen. Dankzij de snelle en duidelijke berichtenservice van InvalPool is het mogelijk om snel contact te leggen met de mogelijke invallers. Handig is dat de invallers zelf ook op elk moment hun beschikbaarheid kunnen wijzigen. Dit wordt in het systeem meteen up-to-date gebracht zodat je niet met de vervelende situatie kampt dat vervangers die eigenlijk niet beschikbaar zijn benaderd worden.

Handig in gebruik

InvalPool.nl is naast duidelijk ook vooral handig in gebruik. Niet iedereen is immers even snel met de nieuwste technologie en dat je dan zonder problemen InvalPool kunt gebruiken scheelt een slok op de borrel. Ook belangrijk om weten is dat InvalPool heel wat juridische en administratieve rompslomp uit de handen van de basisscholen neemt. Wat bedoelen we daarmee? Dat alle wettelijke bepalingen, CAO-regelingen en meer automatisch in rekening worden gebracht. Ook voor de vervangers zelf is dat overigens best praktisch. Bij een verlopen ID-kaart of VOG krijgen zij bericht dat ze snel nieuwe documenten aan kunnen leveren. Als alles berekend is stuur je de rekening met één druk op de knop simpelweg naar de salarisadministratie. Het programma is in het Engels, maar wijst zichzelf zodanig uit dat dit nooit een probleem kan zijn. Aan het eind van de dag kan je dankzij InvalPool gewoon meer tijd vrij maken om je te concentreren op waar onderwijs eigenlijk om draait: het bieden van kwaliteitsvolle lessen aan de kinderen.

Gepost op

Zeker tevreden met de service

Een jaar of vijf geleden ben ik begonnen met werken in een basisschool. Zoals dat altijd gaat in het onderwijs duurde het natuurlijk niet lang voor daar een heel aantal taken bij kwamen. Naast mijn onderwijsopdracht kreeg ik er de taak bij om de planning van de leerkrachten op te volgen. Klinkt voor de leek natuurlijk best gemakkelijk, maar in de praktijk komt daar heel wat bij kijken. Ziektes van leerkrachten, tal van verlofdagen, zaken zoals zwangerschapsverlof zijn stuk voor stuk dingen waarvoor een vervanger moet gezocht worden. De grootste uitdaging in het hele verhaal? De onverwachte uitvallen door ziekte. Het spreekt voor zich dat er dan zeer snel moet gereageerd worden. Dan gebruik maken van goeie software kan het verschil betekenen tussen een vlotte overgang en met de nodige haperingen. Ik prijs me dan ook ontzettend gelukkig dat ik een aantal jaren geleden via via Invalpool.nl heb leren kennen.

Invalpool is een geautomatiseerd systeem dat mij heel wat werk uit handen neemt. Ik hoef niet meer alles handmatig in Excel in te voeren voor een degelijke planning en zo heb ik ook meer tijd over voor mijn andere bezigheden. Wat zijn de functies dan die een wereld van verschil maken? Allereerst is in mijn ervaring Invalpool heel gemakkelijk in het gebruik. De invalmogelijkheden worden logisch en consequent neergezet en ook de communicatie tussen school (mijzelf dus!) en die invallers is geen probleem. Handig is ook dat letterlijk alles dat ik doe wordt opgeslagen en later kan teruggelezen worden. Voor een vergeetachtig persoon als ik een luxe die me al meer dan eens gered heeft. Ten slotte is Invalpool ook ontzettend up to date wat de wetgeving betreft. Die durft immers al eens veranderen zonder dat je er echt oog in hebt.

In de voorbije jaren is het dan ook geregeld voorgekomen dat ik een vervanger moest inschakelen bij ziektes. Zeker in het voorjaar is het jammer genoeg zelfs niet ongewoon dat tot 3 collega’s tegelijkertijd afwezig zijn. Dan plots verschillende en kwalitatieve invallers zoeken is niet van de poes. Het is op die momenten dat Invalpool.nl zijn grote waarde bewijst. Eenvoudig via de website zoeken en de juiste lesgever aanduiden: meer is het niet. Niet alleen staat er heel erg duidelijk aangegeven welk vervangend personeel beschikbaar is, maar het is ook zo dat alle praktische informatie in een vingerknip gegeven wordt. Een klein voorbeeldje om aan te duiden hoe ver er ook is nagedacht over alles in het systeem. Bij een vervanging geeft het programma gewoon netjes weer wat de reisafstanden van de werknemers zijn. Zo kan ik al inschatten of het wel mogelijk is op tijd op school aanwezig te zijn. Ik kan dan ook enkel maar lovend zijn over Invalpool. Met de hand op het hart durf ik beweren dat dit exact is wat je als organisatie in het basisonderwijs nodig hebt. Het is me heel duidelijk dat dit ontwikkeld is door mensen met echt kennis van zaken. Een verademing!